Protocolo

Apresentação

O Protocolo setorial do CCJS está subordinado à Direção de centro e é responsável pelos primeiros procedimentos relativos à Gestão Documental na Universidade Federal de Campina Grande. As atividades de protocolo são definidas no âmbito da Administração Pública Federal pela PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº. 1.677, DE 7 DE OUTUBRO DE 2015, com amparo dos arts 1º, 4º e 18º da Lei Nº. 8.159, de 8 de janeiro de 1991. O Protocolo tem como finalidade a padronização e uniformização dos procedimentos relativos à formação de documentos e processos, buscando atingir melhor padrão de produção, controle e acesso aos documentos de arquivo.

Objetivos

São atribuições do protocolo o recebimento, o registro, a classificação, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição, a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes. O Protocolo possui atribuições específicas a serem observadas, especialmente com a utilização dos sistemas informatizados de gestão de documentos eletrônicos. O Protocolo Geral é responsável pelas seguintes atribuições:

• Receber, classificar, registrar, distribuir e tramitar os documentos de origem externa recebidos em âmbito da UFCG;
• Autuar os documentos avulsos para formação de processos;
• Tramitar com celeridade as correspondências, documentos e processos caracterizados como urgentes;
• Realizar a digitalização dos documentos para inserção no SEI, dando suporte às unidades e a comunidade externa;
• Expedir documentos e objetos via correios quando não for possível a expedição eletrônica; (se houver disponível contrato para esta prestação de serviço) •Caso haja violação dos documentos recebidos via ECT, comunicar o fato à área de documentação do órgão ou entidade e à área ou ao servidor destinatário;
• Orientar os usuários no âmbito da Universidade sobre a utilização dos sistemas informatizados de gestão de documentos eletrônicos;
• Verificar a tramitação e a movimentação dos processos no âmbito da Universidade.
• Orientar as Unidades Administrativas e Acadêmicas da Universidade quanto à formação de processos, sejam esses físicos ou eletrônicos;
• Fiscalizar a execução dos contratos administrativos no desempenho das atividades dos serviços postais, que incluem a expedição de documentos e objetos;
• Realizar a separação das correspondências públicas e privadas, o registro, e também a entrega dos objetos e correspondências de natureza pública;
• Receber e gerenciar toda a documentação referente ao cadastro de usuários externos no Sistema Eletrônico de Informação – SEI, bem como, gerar os processos para liberação do acesso aos usuários externos;
• Atender, através do balcão de atendimento ou plataforma online, os usuários da instituição, orientando-os quanto à formação de processo, acesso à informação, e outros serviços disponibilizados pela Universidade.

Responsável:

Layanna Estephania Henrique da Silva Sá

Assistente em Administração

protocolo.sei.ccjs@ufcg.edu.br 

Contatos: (83) 3521-3286 Watsapp: (83) 9 9917- 7942

Obs: O atendimento online do setor é realizado pelas principais vias E-mail e o telefone do setor, logo, o atendimento pelo Watsapp só será realizado em situações emergenciais.

 Setores Administrativos: